Idag jobbar många styrelser och nämnder med underlag som kopieras och distribueras till mötesdeltagarna på papper via post eller bud. Denna hantering är kostsam, inte speciellt snabb och absolut inte miljövänlig.
Effektiv hantering och tydlig struktur
Med Styrelsemöte.se kan styrelser och nämnder effektivisera sin hantering av underlag och underlätta för deltagare och sekreterare. Jämfört med e-post eller vanlig post blir distributionen säkrare. Med lösningen går det enkelt att söka i dokumenten. När allt kan lagras på en läsplatta kan historiska underlag alltid tas med om mötesdeltagarna behöver hitta något från ett tidigare möte. Eftersom sekreteraren inte längre behöver kopiera och skicka ut underlag i fysisk form, minskar kostnaderna och effektiviteten ökar.
En viktig fördel är att tjänsten skapar en tydlig struktur för möten och dokument i plattan så det blir god ordning och användaren har lätt att hitta.
Tack vare läsplattans egenskaper får mötesdeltagarna bättre arbetsmiljö. Det är lätt att läsa även stora mängder sidor. Tack vare funktioner för att stryka under, gulmarkera, notera i kanten och skapa ”gula notisar” med fingret direkt på skärmen är det lätt att jobba även för den som inte är så datorvan.
Smidigt för sekreteraren
En mycket viktig del av lösningen är att skapa en rationell och effektiv administration av mötena. Mötessekreterare har därför tillgång till en speciell del av vår webbsida som nås efter personlig inloggning. Mötessekreteraren kan göras behörig att administrera flera organisationers möten om så önskas. I funktionen lägger mötessekreteraren enkelt upp mötestillfällen och alla mötesdeltagare för organisationen. En omgång deltagare kan också importeras från en excel-fil.
Mötessekreteraren laddar sedan upp dokumenten som hör till ett visst möte. Detta kan förberedas successivt, dokumenten är ännu inte tillgängliga för mötesdeltagarna. Det går också att välja bort mötesdeltagare som inte ska få dokument denna gång eftersom de kanske inte ska vara med på just det här mötet men annars ofta är adjungerade. I lagom tid före mötet väljer mötessekreteraren funktionen Skicka ut. Då överförs dokumenten till de valda mötesdeltagarnas privata ytor i tjänsten.
Dokumenten kan nu direkt nås av deltagarna via läsplatta eller webbinloggning. Deltagarna får också e-post om att det finns nya dokument att tillgå. E-postmeddelandet innehåller även en kalenderbokning så att ledamoten lätt kan klicka för att lägga in mötet i kalendern.
Vanligen tillkommer nya dokument eller nya versioner av dokument inför ett möte — ofta sammanträder ett arbetsutskott eller en ordförandeberedning i förväg och även detta stöds. Mötessekreteraren kan enkelt ladda upp de nya dokumenten och använda lättförståeliga dokumentnamn så att deltagaren förstår vilken version som är vilken. Funktionen ”Skicka ut” överför sedan endast de dokument som inte redan deltagaren har fått, så det är ingen risk att deltagarens noterade dokument skulle skrivas över.
Tilläggstjänsten e-underskrift
Protokollsjustering är ofta en aktivitet som är krånglig eftersom det tar lång tid att få tag i justerarna. Därför erbjuder vi tilläggstjänsten e-underskrift så att justeringen kan ske på några minuter och oberoende av fysisk plats. Kammarrätten har godkänt e-underskrift av nämndsprotokoll och vi använder standardiserade format samt följer eIDAS-lagen för e-underskrifter. Det finns även andra mycket intressanta användningsområden för e-underskrift, som att socialnämndsordföranden snabbt kan e-underskriva brådskande jourärenden, eller mer generellt inom kommunen.
Läs mer om e-underskrift för jourärenden på socialjour.se
Läs mer om e-underskrift generellt på kommunsignering.se
Integration mot ärendehanteringssystem
Med integration mot ett internt ärendehanteringssystem kan de elektroniska utskicken till mötesdeltagarna förenklas ännu mer. Tjänsten innehåller färdiga integrationsmöjligheter via ett öppet beskrivet tekniskt gränssnitt till en låg kostnad. Som tilläggstjänst erbjuder vi oss att integrera Styrelsemöte.se med något specifikt dokumenthanteringssystem eller ärendeapplikation. I dagsläget finns även en färdig integration till ärendesystemet Lex.
Publicering på webbplats och digital anslagstavla
Det är numera lagkrav på digital anslagstavla i kommuner. Har ni kanske infört den med ert vanliga manuella webbverktyg? Blev det en börda och långsamt? Med vår beprövade publiceringsmodul kan ni skicka ut till webben och anslagstavlan vid lämpliga tillfällen då handlingar ändå distribueras till ledamöterna.
Istället för ett antal extra handgrepp och olika personer inblandade såsom mötessekreterare, webbmaster med flera, så löses publiceringen med endast en klickmarkering.
Även om ni inte redan använder er av vår dokumentdistribution så skulle en digital anslagstavla via oss bli mer effektiv och välstrukturerad.
Vår publicering följer webbstandarderna och är lätt att integrera i olika webbplattformar.
Styrelsemöte.se 